Y cynllun cyhoeddi model newydd -beth mae angen i chi ei wneud

Gwybodaeth i gymunedau tref a chymuned

Eich rhwymedigaeth chi

Dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (“y Ddeddf”) mae’n ddyletswydd ar bob awdurdod cyhoeddus i fabwysiadu a chynnal cynllun cyhoeddi. Mae cynlluniau cyhoeddi’n hyrwyddo rhyddhau gwybodaeth ac maent yn chwarae rôl hanfodol o ran cefnogi a darparu gwell agoredrwydd a thryloywder ar draws y sector cyhoeddus.

Y cynllun cyhoeddi model newydd

Yn unol ag adran 20 y Ddeddf mae’r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cymeradwyo cynllun cyhoeddi model newydd y dylai pob awdurdod cyhoeddus ei fabwysiadu a bydd yn weithredol o 1 Ionawr 2009. Ni raid i’r awdurdod roi gwybod i’r Comisiynydd Gwybodaeth ei fod wedi mabwysiadu’r cynllun; bydd ef yn cymryd bod yr awdurdod wedi gwneud hyn oni fydd yn clywed yn wahanol.

Beth mae angen i ni ei wneud?

Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) yn gwybod mai adnoddau cyfyngedig sydd gan lawer o gynghorau tref a chymuned. Felly, cynhyrchwyd canllaw i wybodaeth enghreifftiol, a chanllawiau ar sut i’w lenwi, er mwyn gwneud cydymffurfio â’r cynllun newydd mor syml â phosibl. Gellir eu cael drwy gysylltu â’r ICO. Bydd angen i chi fod â dwy ddogfen ar 1 Ionawr 2009; canllaw i wybodaeth wedi’i gwblhau a chopi o’r cynllun model y dylid ei fabwysiadu heb ei addasu. Dylid hybu’r dogfennau hyn drwy eu rhoi ar wefan pan fo un ar gael gan y cyngor tref neu gymuned, neu drwy roi copi ar hysbysfyrddau.

Cwblhau’r canllaw i wybodaeth

Mae’r canllaw i wybodaeth enghreifftiol yn rhestru’r wybodaeth y buasem yn disgwyl i gyngor tref neu gymuned ei chadw a’i rhyddhau fel mater o drefn. Fe’i gosodwyd allan yn unol â’r dosbarthiadau o wybodaeth yn y cynllun cyhoeddi model. Mae hefyd yn cynnwys colofnau sy’n datgan sut y gellir cael y wybodaeth ac os oes cost. Rhaid ei lenwi i gyd.

Faint y medraf ei godi?

Gellir codi tâl i adennill costau llungopïo, postio ayb ac os oes gan y cyngor awdurdod cyfreithiol arall i godi tâl. Dylai’r costau fod yn rhai y gellir eu cyfiawnhau, yn glir a chyn ised â phosibl. Disgwylir i bob awdurdod cyhoeddus gyhoeddi rhestr taliadau (ynghlwm wrth y canllaw).

Sut y dylwn drefnu i’r wybodaeth fod ar gael?

Rhaid i gynghorau cymuned a thref gael systemau i sicrhau bod y wybodaeth ar gael yn hawdd i’r cyhoedd. Os oes gennych wefan, dylid rhoi cyfran helaeth o’r wybodaeth yno. Ar gyfer y rhan fwyaf o wybodaeth, disgwylir i’r cyngor ei darparu ar ffurf copi caled pan ofynnir iddynt. Mewn rhai achosion cyfyngedig, mae’n bosibl na fydd gwybodaeth ar gael ond i’w harchwilio.

Beth os na fydd y wybodaeth a restrir ar gael gennym?

Dylech gadw cofnod o hyn a’i dileu (neu roi croes drwyddi) o’r canllaw i wybodaeth.

Beth os ydym yn cadw gwybodaeth sydd heb fod ar y rhestr?

Dylid rhestru gwybodaeth ychwanegol yn y canllaw os yw’n cael ei chadw ac os gellir ei rhyddhau fel mater o drefn.

Gwybodaeth bellach

Gellir gweld copïau o’r canllaw i wybodaeth enghreifftiol, y canllawiau a’r wybodaeth bellach ar sut i weithredu’r cynllun model newydd ar ein gwefan (http://www.ico.gov.uk) a gellir eu cael hefyd drwy gysylltu â’r swyddfa ar y rhif isod.

Peidio â mabwysiadu cynllun na chyhoeddi yn unol ag ef

Bydd cyngor tref neu gymuned yn torri’r Ddeddf os na fydd yn mabwysiadu cynllun cymeradwy a chyhoeddi yn unol ag ef. Bydd y Comisiynydd Gwybodaeth yn ystyried cwynion y tynnir ei sylw atynt ynghlych mabwysiadu a gweithredu’r cynllun model. Bydd ei swyddfa hefyd yn monitro mabwysiadu a gweithredu’r cynllun model gan ddechrau’n gynnar yn 2009.
Os bydd awdurdod yn methu mabwysiadu cynllun, bydd yr ICO yn ceisio datrys y mater yn anffurfiol. Fodd bynnag, gallai unrhyw oedi neu fethu ymgymryd â’r broses hon olygu y caiff gorchymyn gorfodi ei gyfllwyno, gan fynnu bod cynllun cymeradwy yn cael ei fabwysiadu ar unwaith.

Information Commissioner’s Office Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF